Die Stichtagsinventur ist ein Inventurverfahren, bei dem alle Bestände eines Unternehmens zu einem fest festgelegten Stichtag mengen- und wertmäßig erfasst werden. Ziel ist es, den tatsächlich vorhandenen Bestand an Vorräten sowie weiteren bilanzrelevanten Vermögensgegenständen nachzuweisen und als Grundlage für die Bestandsbewertung zu nutzen. Der Stichtag liegt typischerweise am Ende eines Geschäftsjahres, kann aber auch mit einem unterjährigen Abschluss oder einer gesellschaftsrechtlichen Zäsur zusammenhängen.
Im logistischen Kontext umfasst die Stichtagsinventur vor allem Bestände in Lager- und Umschlagsbereichen, etwa Handelswaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Verpackungsmaterialien oder Kommissionierbestände. Relevanz entsteht durch die Schnittstelle zwischen physischen Warenbewegungen und der buchhalterischen Bestandsführung: Während Waren im Lager fortlaufend bewegt werden, muss zum Stichtag ein eindeutiger, dokumentierbarer Zustand hergestellt werden, der als „Momentaufnahme“ für Bilanz- und Controllingzwecke dient.
Die Stichtagsinventur wird häufig als „klassische“ Inventur verstanden, weil sie die Bestandsaufnahme konsequent auf einen einzigen Termin fokussiert. Daraus ergibt sich ein klarer Bezug zur Rechnungslegung: Zum Stichtag wird geprüft, welche Mengen tatsächlich vorhanden sind und wie diese nach den jeweils gültigen Bewertungsregeln anzusetzen sind. In Versand- und E-Commerce-Strukturen kann dies neben Lagerware auch Bestände in Verpackungs- und Versandzonen einschließen, sofern diese bilanziell als Vorräte gelten.
Kennzeichnend für die Stichtagsinventur ist die organisatorische Konzentration auf den Stichtag selbst. In der Praxis wird die Bestandsaufnahme meist durch Zählungen, Messungen oder Wiegevorgänge unterstützt und durch Dokumentation abgesichert. Damit die Erhebung eine belastbare Grundlage für Bestandskorrekturen und Bewertung bildet, ist eine eindeutige Zuordnung von Artikeln, Lagerplätzen und Einheiten erforderlich. Ebenso wichtig ist die Abgrenzung, welche Waren zum Stichtag als „im Bestand“ gelten und welche sich in anderen Status befinden.
Typische Merkmale sind ein definierter Zählzeitraum rund um den Stichtag, die Festlegung von Lagerbereichen und Zählmethoden sowie der Umgang mit laufenden Warenbewegungen. In vielen Unternehmen werden Warenflüsse zum Stichtag stark eingeschränkt oder zeitweise gestoppt, um Doppelzählungen oder Fehlzuordnungen zu vermeiden. Zusätzlich spielt die Abgrenzung gegenüber Waren in Transport- oder Übergabezonen eine Rolle, etwa bei Wareneingängen, die zwar physisch eingetroffen sind, aber noch nicht systemseitig eingebucht wurden, oder bei kommissionierten Sendungen, die das Lager noch nicht verlassen haben.
Einsatzfelder der Stichtagsinventur finden sich branchenübergreifend, insbesondere dort, wo hohe Bestandswerte, viele Artikel oder eine hohe Umschlagshäufigkeit vorliegen. In der Logistik betrifft dies unter anderem Zentrallager, Versandlager, Filial- oder Konsignationslager sowie Lagerdienstleisterstrukturen, sofern Bestände dem bilanzierenden Unternehmen zuzuordnen sind. Auch in saisonalen Geschäftsmodellen kann die Bestandsaufnahme am Stichtag eine besondere Bedeutung haben, weil die Bestandsstruktur zu bestimmten Zeitpunkten stark schwankt.
In Logistik und E-Commerce hat die Stichtagsinventur eine besondere Bedeutung, weil Bestände nicht nur bilanzielle Werte darstellen, sondern zugleich die Grundlage für Lieferfähigkeit und Servicelevel sind. Abweichungen zwischen physischem Bestand und Bestand im Warenwirtschafts- oder Lagerverwaltungssystem können zu Fehlbeständen, Überverkäufen, falschen Nachschubentscheidungen oder ineffizienter Lagerplatznutzung führen. Die Stichtagsinventur liefert daher neben der bilanziellen Sicht auch eine wichtige Referenz für die Datenqualität in Bestands- und Artikelstammsystemen.
Für Versandprozesse ist die Bestandsabgrenzung am Stichtag relevant, weil sich Waren häufig in Zwischenzuständen befinden: im Wareneingang, in der Einlagerung, in der Kommissionierung, in der Verpackung oder bereits im Versandbereitbereich. Je nach organisatorischer und systemischer Definition kann eine Ware unterschiedlichen Verantwortungsbereichen zugeordnet werden, obwohl sie sich physisch am selben Ort befindet. Eine saubere Dokumentation der Warenstatus hilft, den Stichtagsbestand nachvollziehbar zu ermitteln und Differenzen zu erklären.
Auch die Zusammenarbeit mit Fulfillment-Dienstleistern und externen Lagern beeinflusst die Stichtagsinventur. Bestände können verteilt über mehrere Standorte liegen, teilweise mit unterschiedlichen Systemen, Artikelkennzeichnungen oder Zählverfahren. Für eine konsistente Stichtagsbetrachtung müssen Bestandsdefinitionen, Zähleinheiten und Bewertungsgrundlagen zusammengeführt werden. Darüber hinaus können Retourenbestände oder gesperrte Ware (z. B. wegen Qualitätsprüfung) am Stichtag eine eigene Bewertung und Zuordnung erfordern, weil sie zwar physisch vorhanden sind, aber nicht in gleicher Weise verkaufsfähig oder nutzbar sind.
Insgesamt fungiert die Stichtagsinventur als verbindendes Element zwischen operativer Logistik und kaufmännischer Bewertung. Sie erzeugt einen stichtagsbezogenen Nachweis, der sowohl für die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung als auch für die Steuerung von Bestandsrisiken wie Schwund, Veralterung oder Fehlbuchungen bedeutsam ist.
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