Ein Lieferschein ist ein begleitendes Dokument zu einer Warenlieferung. Er beschreibt, welche Artikel in welcher Menge und gegebenenfalls in welcher Ausführung ausgeliefert wurden oder ausgeliefert werden sollen. Damit dient der Lieferschein in erster Linie als Informations- und Nachweisdokument für den physischen Warenfluss. Anders als eine Rechnung ist er grundsätzlich nicht auf die Zahlungsabwicklung ausgerichtet, sondern auf die eindeutige Zuordnung und Prüfung einer Lieferung.
Im logistischen Kontext wird der Lieferschein typischerweise vom Versender erstellt und der Sendung beigelegt oder elektronisch übermittelt. Auf Empfängerseite unterstützt er den Wareneingang bei der Identifikation der Lieferung, beim Abgleich mit Bestellung oder Avis sowie bei der Dokumentation von Abweichungen. In vielen Branchen ist der Lieferschein zudem ein etabliertes Kommunikationsmittel zwischen den beteiligten Parteien, etwa wenn mehrere Teillieferungen, Chargen oder unterschiedliche Verpackungseinheiten vorliegen.
Rechtlich ist der Lieferschein in Deutschland kein zwingend vorgeschriebenes Standarddokument für jede Warenlieferung. Seine Bedeutung ergibt sich vor allem aus betrieblicher Praxis, vertraglichen Vereinbarungen und Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit. In regulierten Bereichen (z. B. Pharmazie oder Lebensmittel) können zusätzliche Dokumentationspflichten bestehen, die den Informationsgehalt eines Lieferscheins erweitern oder ergänzende Begleitpapiere erfordern.
Ein Lieferschein ist inhaltlich so gestaltet, dass eine Lieferung schnell und eindeutig identifiziert werden kann. Üblich sind Angaben zum Absender und Empfänger, eine Lieferscheinnummer sowie Referenzen auf Bestellung, Auftrag oder Versandauftrag. Daneben enthalten Lieferscheine Positionsdaten wie Artikelnummern, Artikelbezeichnungen, Mengen und gegebenenfalls Maßeinheiten. Häufig werden auch Verpackungsinformationen (z. B. Anzahl Kartons, Paletten, Packstücke) und Hinweise zur Lieferung (z. B. Teillieferung, Rückstand) aufgeführt.
Zu den typischen Merkmalen gehört eine klare Strukturierung nach Positionen, um den Abgleich bei Kommissionierung, Versand und Wareneingang zu erleichtern. Je nach Systemlandschaft werden zusätzliche Identifikatoren wie Barcodes oder QR-Codes aufgedruckt, um die Datenerfassung per Scan zu ermöglichen. In der Praxis existieren verschiedene Ausprägungen, etwa der klassische Papierenachweis im Paket, der elektronische Lieferschein als Datensatz (z. B. über EDI) oder kombinierte Formen, bei denen Dokument und Datentransfer parallel genutzt werden.
Einsatzfelder finden sich entlang der Supply Chain: im B2B-Großhandel, in der industriellen Zulieferung, im Filialgeschäft, in der Kontraktlogistik sowie im E-Commerce, insbesondere bei Sendungen mit mehreren Artikeln und bei Retourenprozessen. Auch bei innerbetrieblichen Transporten zwischen Lagerstandorten oder Produktionsbereichen können lieferscheinähnliche Begleitdokumente eingesetzt werden, um Materialbewegungen zu dokumentieren und Bestände korrekt zu verbuchen.
In der Logistik unterstützt der Lieferschein die Prozesskette von der Kommissionierung bis zur Verbuchung im Wareneingang. Bei der Versandabwicklung kann er als Referenz dienen, um Packstücke, Positionen und Mengen zu plausibilisieren. Im Wareneingang erleichtert er die Prüfung, ob die physisch angelieferten Waren mit den erwarteten Positionen übereinstimmen. Abweichungen wie Fehlmengen, Mehrmengen, Beschädigungen oder Falschlieferungen lassen sich auf dieser Basis strukturiert erfassen und weiterbearbeiten.
Im E-Commerce hat der Lieferschein eine zusätzliche Rolle als Informationsmedium innerhalb der Sendung, insbesondere wenn Empfängerangaben, Artikelbezeichnungen oder Varianten (z. B. Größe/Farbe) transparent dargestellt werden sollen. Je nach Händler- und Marktplatzanforderung können Lieferscheine auch für interne Zwecke angepasst werden, etwa durch die Reduktion sensibler Daten, die Ausweisung von Retoureninformationen oder die getrennte Darstellung von Versand- und Rechnungsdaten. In international ausgerichteten Lieferketten kann der Lieferschein außerdem Teil eines Dokumentenbündels sein, das weitere Unterlagen ergänzt (z. B. Zolldokumente oder Ursprungsnachweise), ohne diese zu ersetzen.
Mit zunehmender Digitalisierung wird der Lieferschein häufig aus ERP-, WMS- oder OMS-Systemen erzeugt und mit Sendungsdaten verknüpft. Elektronische Varianten ermöglichen eine konsistente Datenbasis über verschiedene Prozessstufen hinweg, etwa wenn Lieferavise, Wareneingangsbuchungen und Reklamationsbearbeitung auf denselben Referenzen beruhen. Gleichzeitig bleiben Papierbelege in vielen operativen Umgebungen verbreitet, zum Beispiel als schnell verfügbares Dokument am Packplatz oder als Begleitpapier bei Speditionssendungen.
Rechnung: Abrechnungsdokument mit Preisen, Steuern und Zahlungsbedingungen; unterscheidet sich vom Lieferschein durch den finanzbezogenen Zweck.
Bestellung (Purchase Order): Dokument bzw. Datensatz, mit dem der Käufer Waren anfordert; dient häufig als Referenz für den Lieferschein.
Auftragsbestätigung: Bestätigung des Lieferanten über Annahme und Inhalt eines Auftrags; kann Grundlage für Lieferumfang und Termine sein.
Entdecke eine Vielzahl an Fachbegriffen und tiefgehenden Erklärungen in unserem Zenfulfillment Logistik Lexikon.
Egal, ob du die grundlegenden Definitionen bekannter Begriffe suchst oder dich für detaillierte Erklärungen komplexer Themen interessierst – unser Logistik-Lexikon bietet dir umfassende Informationen, die dir helfen, die Welt der Logistik und des E-Commerce besser zu verstehen.
Lass dich von praxisnahen Beispielen inspirieren, lerne neue Trends kennen und entdecke hilfreiche Tipps, die dir dabei helfen, deine Kenntnisse in der Logistikbranche kontinuierlich zu erweitern und auf dem neuesten Stand zu bleiben.
